market@inec.ru
  

О компании

Скачать презентацию

Модуль с человеческим лицом

Независимый ресурс Всероссийского Сообщества CIO, #1/2003
Елена Некрасова

В фантастических романах предприятие будущего предстает огромным безлюдным зданием, где умные автоматы, не подверженные сменам настроения, стрессам и прочим человеческим слабостям, функционируют ровно и бесперебойно - знай себе, поддерживай их на должном техническом уровне да принимай готовую продукцию-

Станет ли сказка былью - покажет время; пока же человеческий фактор - один из основных слагаемых успеха любого предприятия или организации. Пресловутое выражение "Кадры решают всё" сегодня является одной из заповедей руководителя, заинтересованного в поддержании конкурентоспособности своего бизнеса.

В рассуждениях о вопросах кадрового менеджмента общим местом стало утверждение о том, что управление персоналом не ограничивается решением набора учетных задач, а выходит на качественно новый уровень многоаспектного анализа и стратегического планирования кадровой политики предприятия или организации. Одним из инструментов, призванных помочь в решении всего спектра задач по управлению персоналом, является автоматизированная система управления персоналом. По мнению Ирины Богуславской, ведущего специалиста компании "ИНЭК-АС", "сегодня управление персоналом становится прерогативой высшего руководства организации. После принятия им стратегических решений система управления персоналом должна быть ориентирована на выработку и реализацию согласованной кадровой и бюджетной политики. Всю эту работу можно проделать и "вручную", но автоматизация данного процесса существенно его упростит и ускорит, одновременно позволяя анализировать и мотивировать принимаемые решения".

Итак, что же реально может дать внедрение модуля НR* предприятию?

"Во-первых, - считает Николай Сырятов, заместитель генерального директора торгового дома ОАО "ГАЗ" по персоналу и административным вопросам, - внедрение АСУ персоналом - это шанс для предприятия взглянуть на действующие технологии управления персоналом, актуализировать то, что наработано и действует, внести соответствующие коррективы. То есть это сродни генеральной уборке в помещении. За повседневными делами, оперативной работой HR-менеджерам порой просто некогда посмотреть свежим взглядом на функционирование той модели системы управления персоналом, которую они построили или в которой они работают. Здесь важную роль играет и квалификация сотрудников и менеджеров (я употребляю это слово в его прямом понятии - руководитель), ведь большинство сотрудников служб персонала - бывшие работники кадровых служб предприятий, без соответствующей квалификации и опыта работы в новых условиях. Для становления HR-специалистов новой формации еще нужно время.

Такая "генеральная перетряска", как внедрение модуля HRM (human resource management), и есть тот шанс, который позволит взяться за строительство системы УП, отвечающей современным требованиям.

Во-вторых, внедрение модуля HRM позволяет автоматизировать рутинный труд, сократить время на поиск необходимого материала среди массы документов, списков, отчетов, которые есть в любой службе персонала. Полностью заменить кадровый документооборот на бумажных носителях модуль, естественно, не сможет, однако сократить время на разработку документов он помогает".

Составляющие успеха

Идеальной информационной системы управления персоналом не существует - каждая должна соответствовать уровню развития и кадровой политике конкретного предприятия или организации. Однако выделить черты, которыми должна обладать полнофункциональная система управления персоналом, вполне возможно.

По мнению Евгения Кучика, директора департамента систем управления персоналом компании "АйТи", "функции управления персоналом могут быть направлены на отдельного работника или на всё предприятие. Что касается отдельного работника, то основной смысл сосредоточен в наиболее полном соответствии требованиям, необходимым для достижения общих целей предприятия (требования эти могут быть сосредоточены в должностной инструкции, аттестационных формах, персональных целевых планах, профиле требований к должности или кандидату).

Процесс управления можно разделить на шесть составляющих: наблюдение, описание, сравнение с целью, оценка различия, выработка решения, управляющее воздействие. Например:

- наблюдение и описание;

- оценка (постоянная, аттестация-);

- заполнение форм (аттестационных, МВО-);

- сравнение с целью, оценка различия, выработка решения;

- проведение процедуры оценки;

- принятие решения по ее результатам;

- управляющее воздействие;

- проведение соответствующих кадровых мероприятий.

Функции управления персоналом, касающиеся всего предприятия, позволяют разработать набор критериев-индикаторов, наиболее полно отражающих специфику предприятия, а также определить граничные значения этих критериев, обозначающих ситуацию, требующую вмешательства. Процесс управления, по аналогии с отдельным работником, можно представить в следующем виде:

- наблюдение и описание;

- использование статистико-аналитического подхода;

- возможность анализа как в целом по предприятию, так и в различных разрезах (пол, возраст, группы должностей, группы подразделений и т. д.);

- выражение результатов в виде конкретных значений заранее определенных критериев и параметров;

- сравнение с целью, оценка различия, выработка решения;

- аналитический поиск отклонений;

- выбор наиболее приемлемых решений;

- управляющее воздействие;

- претворение решений, воздействующих на ситуацию на предприятии "в целом";

- контроль выполнения решений и анализ результатов".

Кроме того, в отличие от обычного учетного модуля, модуль управления персоналом позволяет решать аналитические и стратегические задачи.

Система управления персоналом - одна из составляющих корпоративной информационной системы. Поэтому важно, чтобы она была интегрирована с системами бухгалтерского учета и корпоративного управления и могла оперативно обрабатывать и передавать информацию в другие модули информационной системы предприятия.

Задачи, поддерживаемые модулем

Подбор персонала

- Аудит внутренних резервов организации: сопоставление профиля работника с требованиями к вакантным должностям, а также между собой (для определения наиболее достойных).

- Привлечение внешних соискателей (анализ мероприятий по подбору и найму персонала, автоматическое формирование писем и предложений о работе, приказов о найме и увольнении работников). Желательно, чтобы система имела средства для формирования базы кандидатов, каталог по обучающим заведениям, обучающим курсам и предлагаемым мероприятиям, с возможностью анализа эффективности обучения и качества учебных заведений и учебных программ.

Планирование кадрового роста работников, процессы ротации, работа с кадровым резервом

- Сравнение профилей работников с профилями должностей и определение группы работников, имеющих потенциал для дальнейшего кадрового роста (внесение сотрудника в кадровый резерв или фиксирование максимального срока нахождения в должности и т. п.).

Оценка работников и проведение мероприятий по аттестации.

- Оценка с целью определения потребностей в развитии кадров, в том числе в планировании обучения, профессиональной переподготовке и т. п.

- Аттестация персонала (оценка результатов деятельности работника), предполагающая определенные кадровые операции: повышение/понижение в должности, изменение уровня оплаты, перемещение на другую должность, включение в кадровый резерв и т. п. Желательно, чтобы система могла помочь проверить, какие изменения в карьерном росте, зарплате сотрудника произошли после состоявшейся аттестации.

Обучение и повышение квалификации, профессиональная переподготовка

- Периодическое или непрерывное обучение персонала в соответствии с производственными инструкциями и стандартами.

- Планируемое обучение, направленное на устранение выявленных несоответствий профиля работника требованиям к занимаемой должности (во всех случаях проведения обучения АСУ персоналом позволяет не только составлять план мероприятий, но и планировать их стоимость, необходимые ресурсы и другие условия).

Разработка и реализация комплекса мотивационных и компенсационных мер

- Наличие базы требований позволяет проанализировать целый ряд аспектов деятельности работников и принять соответствующие управленческие решения, например связанные с размером заработной платы или присвоением соответствующих тарифно-квалификационных разрядов.

- База знаний по определенным требованиям может содержать рекомендации о том, какие решения должны быть приняты именно по ним - как в случае обнаружения несоответствия (для стимулирования работника к улучшению своей работы), так и при превышении работником этих требований (для стимулирования за успешное выполнение своих обязанностей).

Профессиональное мнение

Николай Сырятов, заместитель генерального директора торгового дома ОАО "ГАЗ" по персоналу и административным вопросам, эксперт по сертификации персонала предприятий и организаций

Любой работник службы управления персоналом скажет вам, какую "львиную долю" времени занимает у него поиск материала и составление разного рода аналитических отчетов и справок по персоналу. Перечислю только некоторые обязательные аналитические материалы, которые должна вести уважающая себя кадровая служба:

- данные по численности персонала;

- учет расходов средств на персонал;

- данные по социально-демографическому составу персонала (в различных вариациях);

- данные по квалификационному уровню персонала и его подготовке;

- данные по текучести персонала;

- данные табельного учета рабочего времени;

- данные по уровню трудовой дисциплины;

- данные по фонду оплаты труда и его расходованию.

И это далеко не полный перечень. Только для того, чтобы автоматизировать обработку этих данных, стоит внедрять модуль.

Существует оборотная сторона автоматизации. У сотрудников высвобождается время и на самосовершенствование, и на совершенствование тех процессов в области управления персоналом, в которых они задействованы. А это реальная предпосылка к тому, что система не будет стоять на месте, будет развиваться. Значит, будут совершенствоваться уже действующие технологии и разрабатываться новые, и это не потребует увеличения штата сотрудников, что неизбежно, если бы документооборот был бумажный.

Не умаляя значения оснащения рабочих мест сотрудников УП, скажу, что даже уверенное владение офисными приложениями (текстовый процессор, электронные таблицы и др.) ненамного сокращает время на обработку и анализ различного статистического материала. Возможности модуля HRM по моделированию структур отчетов позволяют и в этом направлении переключить сотрудников с технического на более творческий труд.

Уверен, что затраты на внедрение в перспективе окупятся сторицей.

Ирина Богуславская, ведущий специалист компании "ИНЭК-АС"

Управление персоналом часто не рассматривается руководителями предприятий как одна из приоритетных задач, потому что оно традиционно ограничивается уровнем учетных функций и практически не влияет на конечный результат деятельности фирмы, хотя очевидно, что получение значительного эффекта возможно только в области управления, а не учета. В связи с изменением постановки проблемы управления персоналом меняется структура и приоритетность задач - на первое место выдвигаются задачи формирования кадровой политики, поддержки принятия решений, оценки эффективности и мотивации. В область само собой разумеющихся функций отходят функции рутинного кадрового документооборота.

Основной отличительной особенностью любой современной системы управления по сравнению с учетной системой является наличие контура обратной связи. Автоматизированная система должна получать информацию из различных источников, анализировать ее и формировать данные для поддержки мотивации принимаемых решений.

Очень важно не только принимать обоснованные решения по вопросам кадровой политики, но и отслеживать их исполнение. Автоматизированная система позволяет вести анализ по очень большому числу факторов, обнаруживая и детализируя любые отклонения от запланированных показателей. Проводя план-факторный анализ, можно получать данные об отклонениях от заданных нормативов, если они возникают. Это позволит оперативно реагировать на появление отклонений, своевременно устранять причины их возникновения или корректировать утвержденные показатели в зависимости от изменившейся ситуации.

Сегодня трудно говорить о системе управления персоналом, оставляя в стороне вопросы планирования и приемки работ. Эти вопросы также могут быть решены автоматизированной системой. По результатам выполненных работ можно формировать и передавать данные или документы на оплату принятых работ в модуль для начисления заработной платы. На основании фактических данных можно осуществлять постоянный мониторинг персонала, оценивать эффективность работы сотрудников и подразделений, что позволяет использовать более эффективные схемы оплаты труда и мотивации работы сотрудников.

Автоматизированная система упрощает кропотливую работу по разработке вариантов нового штатного расписания. Можно планировать, сравнивать между собой варианты, согласовывать с утвержденным фондом заработной платы, прогнозировать его изменение в случае принятия того или иного варианта.

Еще одна задача, которая может быть решена с помощью автоматизированной системы - проведение разноаспектного анализа данных по персоналу для принятия управленческих решений.

Для этого возможно использование механизма формирования запросов, который позволяет проводить анализ и мониторинг по различным показателям как всего предприятия, так и отдельных групп, выбранных по определенному признаку. Таким образом, можно анализировать уровень квалификации персонала, эффективность деятельности различных подразделений, любые другие необходимые конкретному предприятию показатели.

Подбор персонала - серьезная задача для каждого предприятия, но и она поддается автоматизации. Существуют механизмы, с помощью которых объявления о вакансиях формируются системой автоматически в соответствии с наличием свободных ставок в штатном расписании и "вывешиваются" на сайте организации в Интернете. К таким объявлениям можно прикрепить форму для заполнения резюме претендентами, указав на те параметры соискателя, которые для данной должности признаны профессионально важными, анкету по мотивации или тестовый опросный лист.

Используя возможности системы, проще осуществить мониторинг эффективности персонала, подготовить и провести аттестацию. Использование мониторинга позволяет упростить задачу постоянного контроля эффективности работника. Выборка из системы сотрудников, у которых показатель трудовой дисциплины меньше заданного, позволяет сосредоточить внимание пользователя на проблемных группах.

Константин Коробочкин, директор департамента Oracle Applications группы компаний "Борлас"

Сегодня многие руководители приходят к пониманию того, что проблема управления человеческими ресурсами является одной из ключевых при управлении предприятием. Основной задачей, стоящей сегодня перед руководителями предприятий, является переосмысление приоритетов в деятельности HR-менеджеров. Ключевым фактором стало понимание того, что важнейшим ресурсом каждой компании являются, прежде всего, люди, а рыночная стоимость предприятия напрямую зависит от наличия хорошо подготовленного кадрового состава. Следует также отметить, что при общем росте экономики России статистическими органами не зафиксировано соответствующего роста производительности труда. Другими словами, экономика страны продолжает развиваться по экстенсивному пути.

Для обеспечения эффективного управления кадрами руководители фирм начинают вырабатывать стратегии развития и управления персоналом, постепенно осознавая значимость каждого работника для компании в качестве отдельного индивидуума, вносящего отдельную "лепту" в дело роста и развития компании.

Изменение отношения к человеческим ресурсам стимулирует развитие информационных систем управления. Наравне с прочими ресурсами предприятия (финансовыми, материальными и т. п.) ИСУ помогает обеспечить соответствующую потребностям компании возможность оптимизации управления кадровым составом.

Сегодня будущее организации во многом зависит от квалификации специалистов по управлению персоналом. HR-менеджер должен обладать предметными знаниями в области психологии управления и мотивации труда, а также производить ситуационный анализ. На руководителя по персоналу ложится огромный рутинный труд по ведению кадрового учета, по работе с организационно-распорядительной документацией, по формированию и анализу статистической информации. И тут возникает необходимость серьезной информационной поддержки процесса управления персоналом.

Существующие в настоящее время системы управления персоналом можно разделить на следующие группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, профотбор, аттестацию конкретных работников;

- экспертные системы для группового анализа состояния персонала, выявления тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом;

- программы расчета заработной платы;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать заработную плату.

При этом наиболее важным фактором является возможность интеграции системы кадрового учета с системами корпоративного управления предприятием.

Менеджеры по персоналу, используя специализированное программное обеспечение, смогут освободиться от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, при подготовке и учете приказов. При условии, что на работу с документацией HR-менеджеры тратят от 20% до 60% рабочего времени, можно представить, насколько повышается эффективность работников кадровых служб с использованием АСУ. Применение АСУ персоналом призвано повысить эффективность деятельности предприятия путем экономии временных, финансовых и кадровых ресурсов. Использование системы позволяет оценить персонал как важнейший интеллектуальный ресурс предприятия.

Установка на предприятии АСУ персоналом необходима в первую очередь руководителям предприятий: это инструмент развития бизнеса, обеспечивающий всеобъемлющую поддержку в разработке и реализации успешной кадровой политики.

Немаловажную роль система играет и в работе HR-менеджеров, инспекторов отделов кадров, табельных бюро и военно-учетных столов, а также главных бухгалтеров, инспекторов отделов труда и заработной платы и других специалистов, чья работа непосредственно связана с тем или иным учетом персонала. Система позволяет эффективно вести кадровый документооборот, хранить практически неограниченный объем архивных данных, формировать бухгалтерские проводки и стандартные отчеты, а также осуществлять все функции по планированию и учету труда, структуры предприятия, штатного расписания и др.

АСУ персоналом должна быть надежна и гибка в управлении; способствовать структуризации информации без нарушения целостности; содержать составные части (модули), соответствующие основным участкам, как, например, штатное расписание, учет кадров, табельный учет, расчет заработной платы, обучение и т. п.

Для того чтобы все модули образовали корпоративную АСУ персоналом, они должны быть связаны между собой единым информационным пространством. Только в этом случае возможно использование системы на различных рабочих местах как для планирования и учета людских ресурсов, так и для их анализа.

Поставщики автоматизированных систем предлагают очень широкий выбор АСУ персоналом, разработанных как в России, так и за рубежом. Выбор конкретной системы - личное дело предприятия: здесь играют роль такие факторы, как численность персонала, бюджет, архитектура и др.

Однако цель внедрения подобной системы всегда одна - обеспечение требуемого уровня поддержки управления человеческими ресурсами предприятия.

Инна Самойлович, менеджер по маркетингу продуктов компании Microsoft Business Solutions

Живя в России, мы не можем рассматривать основные задачи, решаемые АСУ персоналом (в их число входят управление персоналом, подразумевающее подбор персонала и работу с резюме; планирование обучения и повышения квалификации работников; проведение аттестаций и пр.), не говоря при этом о кадровом учете и расчете заработной платы согласно требованиям российского законодательства. Если управление персоналом, в истинном значении этого словосочетания, пока еще является новшеством и не столь распространено на российских предприятиях, то кадровый учет и расчет заработной платы - это именно то, что имели в виду под управлением персоналом в России всегда, и вряд ли мы откажемся от этого когда-либо. К тому же, именно эти задачи вызывают необходимость подготовки огромного количества различных документов, объемы которых часто превышают возможности отдела кадров или бухгалтерии (в зависимости от того, кто занимается кадровым учетом). И эти задачи составляют основную массу рутинной работы. А избавление от рутинной работы или, по крайней мере, существенное ее уменьшение является одной из основных задач, стоящих перед системой управления. Поэтому при внедрении системы наряду с усовершенствованием работы кадровой службы не стоит забывать об автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы.

Также следует отметить, что модуль управления персоналом не должен являться автономной системой, решающей определенный перечень задач, а должен быть интегрирован в единую систему управления, автоматизирующую деятельность предприятия в целом. Это необходимо, например, для выплаты заработной платы через кассу или банк, расчета сдельной зарплаты в зависимости от объема выпущенной продукции, проведения опросов сотрудников и др.

Следовательно, оптимальным решением является система управления персоналом как часть интегрированной системы управления предприятием, сочетающая в себе функции управления персоналом в западном понимании и функции ведения кадрового учета и расчета заработной платы согласно требованиям российского законодательства.


версия для печати
Rambler's Top100 Яндекс цитирования