market@inec.ru
  

О компании

Скачать презентацию

Автоматизированная технология контроллинга

"Финансовая газета", #35 (663), Бизнес-консалтинг, 2004 год

Любая компания в своей деятельности стремится к получению прибыли, что достигается путем применения определенных инструментов, ресурсов, технологий. Одной из наиболее эффективных современных технологий является контроллинг, который представляет собой систему информационно-аналитического и методического обеспечения управления в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшим ресурсом в получении прибыли является информация. На основе Отчетных данных и прогнозов развития событий принимаются решения по управлению компанией, в результате которых она получает прибыль или убыток. Однако возникает вопрос: достаточно ли информационного ресурса для принятия правильных решений, приносящих компании прибыль.

В каждой компании имеется большое количество разнородных данных о продажах, производстве, закупках, ценах, затратах и т.п. Однако часто бывает так, что эти данные оседают мертвым грузом в различных структурных подразделениях и совершенно не используются в управлении компанией, а управленческие решения принимаются менеджерами "интуитивно", на основе субъективных представлений о выгоде или личной заинтересованности.

Есть еще один важный аспект в использовании информации. Любая хозяйственная операция обладает многими аналитическими признаками. Например, продажа имеет такие атрибуты, как: продукция, покупатель, менеджер по продажам, договор, заказ, срок поставки, условия оплаты, стоимость и др. Каждому из этих атрибутов присущи свои атрибуты. Покупатель расположен в определенном регионе, относится к конкретному целевому сегменту, является постоянным или разовым, имеет или не имеет права на получение скидки и др. Зачастую менеджер по продажам и не знает, что какая-то продукция, например, не пользуется спросом у определенной целевой группы. Не потому, что у него нет таких данных, а потому, что эти данные не представлены в таком аналитическом срезе. Чтобы получить подобный аналитический срез, надо делать трудоемкие выборки, группировки и другие рутинные работы по подготовке информации.

Важной составляющей контроллинга является методическое обеспечение управления. Менеджеру недостаточно получить качественную и своевременную информацию. Данные должны быть правильно обработаны и интерпретированы, иначе не избежать ошибок. Следовательно, чтобы быть эффективной, технология контроллинга должна быть автоматизирована.

Существуют разные способы реализации автоматизированной технологии контроллинга в компании. Для крупных компаний система контроллинга осуществляется в рамках корпоративной системы учета и планирования ресурсов (Enterprise Resources Planning или ERP-системы). Однако для среднего, а тем более малого бизнеса корпоративная система стоимостью от нескольких сот тысяч до нескольких миллионов долларов является слишком дорогой, а окупаемость инвестиций в ее приобретение (при относительно невысоких оборотах) - неоправданно длительной.

Для среднего бизнеса фирма ИНЭК подготовила консультационную услугу по разработке автоматизированной технологии контроллинга. Она называется "КОНЭКТ", что означает "Консалтинг + Эффективные компьютерные технологии", и основана на следующих принципах.

Адаптация технологии к особенностям компании.

Деятельность каждой компании индивидуальна. При внедрении коробочных программных продуктов, а тем более масштабной ERP-системы, компания должна "вписаться" в стандарт, заложенный разработчиками в программное обеспечение. Для этого зачастую приходится изменять традиционные бизнес-процессы, приемы работы, причем "без отрыва" от текущей деятельности. Все это приводит к дополнительной нагрузке на персонал, порождает его недовольство и сопротивление переменам, и, как следствие, внедрение затягивается, а иногда заканчивается неудачей.

Услуга ИНЭК позволяет безболезненно "встроить" гибкую технологию контроллинга в действующую систему управления компанией, при этом используются уже наработанные персоналом опыт и решения. В результате технология, с одной стороны, становится знакомой и привычной, а с другой - реально облегчает работу персонала, избавляет его от рутинных работ и высвобождает время для аналитики и более качественного обоснования управленческих решений.

Использование действующего в компании программного обеспечения.

В большинстве компаний уже используются программные продукты, позволяющие автоматизировать отдельные управленческие задачи. Это, например, бухгалтерия, склад, учет договоров, планирование производства и др. Проблема обычно состоит в том, что эти программы автономны и не стыкуются друг с другом. Одни и те же данные переносятся из одной системы в другую вручную. Следствием такой практики являются дополнительные издержки по обслуживанию системы информационного обеспечения, низкая оперативность, высокая вероятность ошибок и др. С другой стороны, внедрение комплексных решений (например, ERP-системы) предполагает отказ от всех действующих локальных программ и замену их на единую систему. Для любой компании и ее персонала такая замена исключительно болезненна.

Наш подход состоит в том, что нецелесообразно отказываться от действующего программного обеспечения, если реализованные в нем технологии методически правильны. Данные локальных программ могут и должны быть интегрированы в технологию контроллинга за счет импорта. Такое решение позволяет экономить деньги компании и время персонала.

Поэтапное решение задач, стоящих перед компанией.

Внедрение в компании комплексного решения по контроллингу - процесс длительный и сложный. Он связан с изменением всей системы учета, планирования и анализа данных, с переучиванием персонала на новые приемы работы. Темп внедрения всегда будет определяться по "самому слабому звену". При этом вероятность натолкнуться на скрытое или открытое сопротивление персонала достаточно высока, что обусловливает высокий риск масштабного проекта.

В то же время проект по внедрению системы контроллинга в компании можно осуществить в несколько этапов, начиная с наиболее актуальных задач. Например, на первом этапе проекта в компании может быть реализована задача многомерного анализа данных по продажам или задача формирования сводной отчетности о денежных потоках. Такой подход имеет свои преимущества. Распределение проекта на этапы позволяет компании достаточно быстро получить результат от внедрения и на практике ощутить полезность технологии контроллинга. Это в свою очередь приводит к повышению доверия к консультанту и заинтересованности персонала компании в реализации проекта.

Поэтапная оплата проекта.

При внедрении комплексного решения по контроллингу значительная часть затрат должна быть профинансирована на стартовом этапе проекта, а результат от вложений будет получен примерно через год.

На наш взгляд, затраты по проекту целесообразно масштабировать, так же как и работы. Практическая отдача от вложенных денег в течение 1-2 месяцев поддерживает интерес компании к дальнейшей реализации проекта внедрения технологии контроллинга.

Развитие системы контроллинга по мере потребностей компании.

ERP-системы содержат технологии для решения множества управленческих задач, выполняемых различными структурными подразделениями. Внедрение одних задач идет более быстрыми темпами, других - тормозится, а третьих - вообще может не понадобиться компании никогда. Избыточный функционал является непременным атрибутом готовой технологии, так как разработчик софта должен учесть интересы как можно более широкого круга потенциальных потребителей. В результате, покупая и внедряя комплексную систему, компания оплачивает избыточный функционал - и тот, который вообще ей не нужен, и тот, который не будет востребован в течение нескольких месяцев или даже лет.

Наш подход состоит в том, что система контроллинга должна развиваться параллельно с возникновением у компании новых потребностей. Основой этого служит гибкость технологии. На единожды внедренной платформе могут быть реализованы новые задачи в увязке с ранее автоматизированными. При этом потери данных не происходит.

Е.Жукова,
руководитель проекта Компания ИНЭК

версия для печати
Rambler's Top100 Яндекс цитирования