Повышение эффективности финансового управления в коммерческой организации за счет планирования и контроля средств по направлениям

Журнал "Компьютер в бухгалтерском учете и аудите". 3/2002

В условиях рыночной экономики стратегия управления предприятиями сильно зависит от политических и экономических условий в стране. Наметившаяся стабилизация ситуации позволила наиболее успешно работающим предприятиям сделать больший акцент на вопросах стратегического планирования и управления.

В трудоемких отраслях, в области высоких технологий, сфере услуг в коммерческих организациях, оказывающих консалтинговые, посреднические и другие услуги реальные расходы на содержание персонала могут превышать 40 процентов от общих расходов. В этих случаях совершенно необходимо, чтобы затраты на содержание персонала окупались за счет эффективного управления коллективом, включающего планирование, организацию, оценку эффективности, систему оплаты труда и материального поощрения.

Планирование и контроль расходования средств на содержание персонала является одним из мощных рычагов управления организацией, повышения эффективности и мотивации работников.

Разумное планирование затрат на персонал увязывает базовые положения кадровой политики с направлениями или статьями затрат - на оплату труда, премии, командировочные расходы, обучение, социальные выплаты и пр. Однако наиболее значимыми и трудоемкими для планирования и контроля являются расходы на оплату труда, которые непосредственно связаны с принятой в организации системой оплаты труда и системой материального поощрения.

Для планирования и контроля затрат на оплату труда служащих обычно исходят из штатного расписания, для рабочих на сдельной оплате - из нормировки и системы тарифов. Использование штатного расписания для планирования затрат, конечно, упрощает этот процесс, но и таит в себе немало подводных камней. Главный из них связан с противоречием между динамикой решаемых задач и стабильностью штатного расписания.

Требование детального планирования и контроля за затратами на уровне объектов аналитического учета в целях получения оперативной информации о том, на-сколько прибыльна или убыточна будет предлагаемая работа, приводит к идее использования матричной схемы управления персоналом или схемы управления проектами. Такая схема более соответствует динами-ческим условиям современного бизнеса и все более часто используется коммерческими предприятиями.

Матричная схема не отменяет необходимости планирования организационно-штатной структуры, но снимает с нее специфику динамики. Все изменяющиеся аналитические признаки переносятся на проекты, в рамках которых и производится планирование затрат.

Не следует забывать, что планирование затрат не является самоцелью, а присутствует в качестве важнейшего элемента управления. Своевременное выявление планово-фактических отклонений позволяет оперативно принимать решения, предотвращать перерасход средств, правильно перераспределять финансовые ресурсы.

Для практической реализации матричной схемы организации работ или системы управления проектами требуется решение целого ряда задач, которые сегодня немыслимы без привлечения автоматизированных систем. Однако указанные задачи лежат на стыке области управления персоналом и производственной области, и именно поэтому оказываются достаточно трудоемкими для решения и не вполне формализуемыми. В частности, режимы труда и отдыха, график отпусков, возможность использования конкретных трудовых ресурсов и их цена определяются в системе управления персоналом. В то же время распределение и приемка работ являются прерогативой производственной системы. Расчет заработной платы, премий, налогов и пр. выплат и затрат на содержание персонала реализуется в рамках бухгалтерской системы. Таким образом, для реализации схемы финансового планирования и управления проектами требуется интеграция сразу нескольких планово-учетных систем, действующих на предприятии, или использование единого интегрированного решения. Каким образом это можно реализовать в реальной жизни?

Одно из недорогих решений связано с использованием распространенного средства планирования работ МS Ргоjесt с кадровой и бухгалтерской системами. Для этого в системе планирования работ создаются рабочие группы, графики привлечения сотрудников, которые согласовываются в рамках системы управления персоналом. При этом в МS Ргоjесt передаются данные о плановом графике работы с учетом отпусков, командировок, других плановых отсутствии сотрудника. Одновременно передаются данные о стоимости ресурсов для предварительной оценки стоимости проекта при планировании распределения работ.

В системе управления проектами ведется учет фактических трудозатрат по выполненным работам путем их шифрования с использованием справочника ШАУ или ШПЗ и коэффициентов трудового участия, если работа носит коллективный характер.

После завершения и приемки работ фактические данные по ним передаются в систему управления персоналом в блок подготовки и расчета заработной платы, в котором на основании полученных данных формируется наряд (или отчет о выполненных работах), производится его расчет и оплата.

Однако применение фактически нарядной системы является достаточно сложным процессом и не всегда обоснованным. Действительно, если работы носят коллективный характер и применяется бригадная форма оплаты труда обойтись без одной из форм нарядной системы трудно. Однако, если работа носит индивидуальный характер, то тот же результат может быть получен за счет применения более развитой системы табельного учета.

С этой целью при учете отработанного времени в табельном листе можно проставлять не только длительность и коды рабочего времени, но и направления затрат, т.е. использовать те же ШАУ или ШПЗ. Только система табельного учета

В любом случае интеграция кадровой системы и системы планирования и контроля исполнения работ открывает для предприятия целый спектр возможностей по увеличению эффективности его деятельности. Мы не будем говорить об очевидных вещах, таких как своевременный контроль за расходованием средств, возможность своевременного принятия управляющих решений, гарантия соблюдения запланированного уровня прибыльности. Мы бы хотели обратить ваше внимание на то, что когда данные о планируемых и выполненных работах становятся достоянием кадро-вой системы, то на нее можно возложить обязанности построения рациональной системы оплаты труда и материального поощрения. Но не только, вопросы оценки эффективности деятельности сотрудников оказываются завязанными не на абстрактные экспертные оценки, а на реальные данные о просрочках работ, объеме выработки или продажи и становятся действующими факторами системы материального и морального стимулирования.

Егоров А.Г.

Автоматизированная система "ИНЭК-Персонал"

Автоматизированная система "ИНЭК-Персонал" предназначена для территориально распределенных предприятий, холдингов и корпораций с развитой организационной структурой. В ней одновременно обеспечиваются централизованные управление, контроль выполнения принятых решений и допускается частичное делегирование полномочий на места.

Основная новизна и уникальность системы для российского рынка состоит в том, что она ориентирована в первую очередь не на решение задач учета (кадров, рабочего времени, начислений заработной платы), а на эффективное управление персоналом.

Безусловно, все необходимые функции учета в системе присутствуют, но накопление данных и продуцирование отчетов не является ее конечной целью. На основании фактических данных и расчетных показателей решается широкий круг управленческих задач.

"ИНЭК-Персонал" - система, в которой решаются задачи формирования кадровой политики, финансового и организационного планирования, управления бюджетами, оценки эффективности работы и мотивации персонала, проектирования и организации технологических процессов, управления проектами.

Все данные вводятся и хранятся в системе в виде документов, представленных в естественной форме. Реализованные в форматах языка ХМL, документы выглядят для пользователей как документы программы Microsoft Word, но будучи размечены соответствующим образом, они также понятны компьютеру, который извлекает из них соответствующие фрагменты текста и числовые данные для обработки.

Специальная экспертная система отслеживает зависимости между документами и выявляет все несоответствия контролируемых объектов требованиям к ним, определенным во множестве нормативных документов.

Еще одной особенностью системы является возможность автоматизации технологических процессов и интеграция с системами "Управление проектами", например такой, как Microsoft Ргоjесt.

При разработке проектов все ресурсы автоматически экспортируются из системы в настольную программу Microsoft Ргоjесt. Проектами управляет система, все текущие изменения проектов оперативно отображаются в программах Microsoft Ргоjесt менеджеров разных уровней.

Проектирование технологических процессов осуществляется на трех уровня:

1. Текстовом описательном
   
   Действия персонала описываются в руководствах и инструкция на естественном языке, преобразуются в формат ХМL и далее направляются и контролируются системой
2. Формальном схематическом
   
   Бизнес-процессы описываются с помощью диаграмм (IDEF, DFD, др.), например с помощью программы ВРwin, которые далее используются для анализа сложных ситуаций и оптимизации.
3. Алгоритмическом
   
   Бизнес-процессы описываются на языке сценариев, который интерпретируется компьютером. Фактически компьютер становится исполнителем наравне с человеком.

Система обладает широким спектром функциональных возможностей, позволяющих решать вопросы, относящиеся к сфере компетенции различных структурных подразделений предприятия.

В рамках статьи невозможно осветить все многообразие решаемых задач, поэтому дадим краткие аннотации основным подсистемам комплекса.

Кадровая политика

Обеспечивает формирование базовых положений кадровой политики в виде локальных нормативных актов предприятия. Создает и ведет документы экономико-правового регулирования. Регламентирует все процессы управления.

Бюджет

Эффективность и мотивация

Осуществляет контроль и мониторинг основных показателей, характеризующих деятельность персонала. Определяет и оценивает структуру мотивационных факторов.

Производит оценку эффективности деятельности сотрудников.

Интернет менеджер

Обеспечивает доступ к документам экономико-правового регулирования, документам отдела кадров, сведениям о сотрудниках, отчетным документам всех модулей системы, посредством Интернет/Интранет доступа.

Обеспечивает автоматическую публикацию на сайте вакансий согласно открытым вакантным ставкам штатного расписания, позволяет заполнять анкеты соискателей по существующим вакансиям.

Технологические процессы

Предоставляет возможность описать часто повторяющиеся процессы управления в доступной форме технологических карт. Обеспечивает автоматизацию описанного в технологической карте бизнес-процесса на базе сервера BizTalk. Поддерживает ведение в естественном виде документов, циркулирующих в рамках технологических процессов.

Управление проектами

Планирует и распределяет работы в рамках проектов, формирует рабочие группы, оценивает затраты на привлекаемые ресурсы.

Отслеживает изменения по привлекаемым трудовым ресурсам и корректирует планы работ. Формирует наряды на выполняемые работы с последующим их расчетом.

Штатное расписание

Поддерживает возможности планирования и взаимной оценки вариантов организационно-штатной структуры, а также внесения дополнений и изменений.

Отслеживает расстановку сотрудников на ставках в соответствии с приказами отдела кадров, в том числе по временным освобождениям и замещениям.

Предоставляет возможность производить кадровое планирование отпусков, командировок, замещений, а также ротации, перемещения и продвижения.

Табель

Учитывает все приказы и распоряжения отдела кадров и фактические данные по отработке.

Планирует и поддерживает различные графики работы, ведет суммированный учет рабочего времени. Предоставляет возможность автоматически выявлять отклонения в разрезе сотрудников по использованию рабочего времени

Кадры

Обеспечивает работу с любыми документами отдела кадров в естественной форме отображения, ведет учет кадровых сведений по сотруднику с неограниченным количеством показателей.

Маршрутизирует и согласовывает документы в различных подразделениях организации. Поддерживает процедуру автоматического уведомления сотрудников, поименованных в документе, и их руководителей как по электронной почте, так и, при необходимости, на сотовый телефон (SMS).

Поддерживает функции контроля отклонений и кадрового мониторинга по любым показателям, позволяет автоматически выявлять проблемы, связанные с несвоевременным выполнением мероприятий - медосмотров, обучения, аттестации и пр.

Формирует произвольные запросы к базе данных с возможностью вывода результатов запроса на экран, на печать или передачи в Ехсеl.

Зарплата

Обеспечивает расчет заработной платы с учетом кадровых сведений по сотрудникам, выпущенных документов ОК, данных табельного учета, закрытых нарядов.

Позволяет подключать алгоритмы расчета начислений и удержаний, написанные пользователем, и вно-сить изменения в существующие алгоритмы.

Передает сводные данные по зарплате в модуль финансового планирования и контроля.

Формирует стандартную и произвольную отчетность, готовит информацию на электронных носителях для передачи в контролирующие органы.