market@inec.ru
   

О компании


Рекомендации и советы

Безусловно, одна из самых действенных процедур системы внутреннего контроля – это инвентаризация имущества и финансовых обязательств компании. Инвентаризация позволяет решить многие вопросы: посчитать имущество и обязательства, проверить достоверность учета. Но важно правильно провести и оформить эту процедуру, а также избежать ошибок, которые часто допускают многие компании.

Порядок проведения инвентаризации регулируется следующими документами:

- Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту - Закон);

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина от 29.07.98 № 34н (далее по тексту – Положение);

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина от 13.0695 № 49.(далее по тексту – Указания).

Для чего нужно проводить

Среди целей проведения инвентаризации можно назвать следующие:

- обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

- выявление фактического наличия имущества и сопоставление его с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств, выявление задолженности, нереальной к взысканию, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

В ходе инвентаризации имущества и обязательств, компания также сможет проверить и документально подтвердить их наличие, состояние и стоимость. Проверяющие выявят некондиционные материальные ресурсы, подготовят документы для их уценки или списания, если это необходимо. А также определят виновных лиц, в случае будет обнаружена недостача, излишки либо порча материальных ресурсов.

Инвентаризация может быть добровольной и обязательной. Сроки проведения добровольных инвентаризаций, их количество, перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель фирмы.

Обязательную инвентаризацию проводят в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не раньше 1 октября отчетного года;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

- при стихийных бедствиях, пожаре или других чрезвычайных ситуациях;

- при реорганизации или ликвидации организации и др.

 

Требования к проведению

К проведению как добровольной, так обязательной инвентаризации законодательством предъявляются следующие общие требования. В ходе проведения инвентаризации и после ее проведения компания должна:

1. Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, на которую возлагается организация и контроль проведения всех проверок и инвентаризаций. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества в организации должны быть сформированы рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав таких комиссий утверждают приказом руководителя (форма № ИНВ-22), который регистрируется в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

2. Использовать унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26 для оформления проведения инвентаризации и ее результатов.

3. По результатам инвентаризации имущества составить инвентаризационные описи (акты) установленной формы для каждого вида имущества или обязательств. Учитывая, что для отдельных видов имущества и обязательств инвентаризационные ведомости унифицированных форм отсутствуют – разработать и утвердить формы инвентаризационных ведомостей в дополнение к унифицированным формам.

4. Получить с материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т.д.), с участием которых проводят инвентаризацию расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

5. Выявить в ходе инвентаризации фактическое наличие имущества, как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося на бухгалтерском учете. Затем полученные результаты необходимо сопоставить с данными бухгалтерского учета и выявить излишки и недостачи.

Если при проведении инвентаризации будут выявлены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием имущества), бухгалтерия компании должна составить сличительные ведомости. Затем комиссии нужно обсудить результаты инвентаризации и составить заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений. Акт подписывают все члены комиссии.

 

Оформление результатов

По итогам инвентаризации имущества составляется «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 20.03.2000г. №26. Комиссия представляет на рассмотрение руководителю организации акт, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и объяснительные записки материально-ответственных лиц. На основании этих документов руководитель компании принимает окончательное решение по устранению недостатков в хранении и учете имущества и возмещению материального ущерба.

Если по результатам инвентаризации были выявлены недостачи, то руководитель организации издает приказ на возмещение недостачи виновными лицами, либо на ее списание на финансовые результаты по решению суда, если виновные лица не установлены. Организация должна хранить документы, подтверждающие факт проведения инвентаризации и обоснованность включения в учет результатов инвентаризации не менее пяти лет.

Выявленные в ходе инвентаризации и утвержденные руководителем расхождения в учете имущества отражаются в бухгалтерском учете следующим образом.

Излишек имущества нужно оприходовать по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующую сумма зачислить на внереализационные доходы организации (Дт счетов учета имущества - Кт счета 91 «Прочие доходы и расходы»).

Стоимость недостачи имущества или его порчи нужно отразить в учете на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи материальных ценностей списываются по фактической себестоимости, а в снабженческих, сбытовых или торговых организациях, которые ведут учет по продажным ценам, - по продажным ценам. Недостачу имущества и потери от его порчи в пределах норм естественной убыли компания может отнести на издержки производства или обращения, а сверх норм – на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на внереализационные расходы (Дт счета 91 - Кт счетов учета имущества) организации.

В налоговом учете излишки имущества компания включает во внереализационные доходы по рыночной стоимости. Недостачи, в случае отсутствия виновных лиц нужно учесть в составе внереализационных расходов по фактической балансовой стоимости.

Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед контрагентами отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке, приведенной в Приложении к форме № ИНВ-17. В ходе инвентаризации нужно определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей и возможность их погашения.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то приказом руководителя ее надо списать. В бухучете это можно оформить следующим образом: кредиторскую задолженность – на внереализационные доходы, дебиторскую - на забалансовый счет 007 и учитывать ее за балансом в течение 5 лет. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда инвентаризация закончена.

 

Часто встречающиеся ошибки

К сожалению, в процессе своей работы компании часто нарушают правила проведения инвентаризации и допускают ошибки. Такие погрешности можно условно разделить по последствиям, которые они за собой влекут.

1 группа. Результаты инвентаризации нельзя признать достоверным. Поэтому бухгалтерская отчетность, подтвержденная такой инвентаризацией, недостоверна.

1) нет приказа руководителя о проведении инвентаризации или он оформлен с нарушениями требований законодательства;

2) в состав рабочей комиссии включено проверяемое подотчетное лицо;

3) использованы инвентаризационные документы, не соответствующие требованиям ст. 9 Закона (не использование унифицированных форм при их наличии, использование форм, разработанных организацией, в которых отсутствуют необходимые реквизиты);

4) отсутствуют подписи на инвентаризационных документах или документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации;

5) нет актов сверок с контрагентами или есть неподписанные контрагентами акты сверок по взаиморасчетам.

2 группа. Допущенные нарушения могут привести к искажениям результатов инвентаризации из-за несанкционированного доступа к инвентаризационным документам. В случае, приведенном в подпункте 4, могут быть пропущены ценности, которые есть в компании, но по каким-либо причинам не отраженные в учете.

1) нарушен порядок заполнения инвентаризационных документов (не заполняются все реквизиты, предусмотренные формой документа; ошибки и исправления не
подписаны и не заверены членами комиссии; документы после утверждения результатов содержат незаполненные строки);

2) приходные и расходные документы при невозможности остановки хозяйственной деятельности на время инвентаризации не завизированы председателем инвентаризационной комиссии;

3) не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи во время перерывов в работе комиссии;

4) сопоставление данных бухгалтерского учета проводится с фактическим наличием имущества, а не наоборот.

Группа 3. Результаты инвентаризации приведут к искажению отображения в учете фактического состояния имущества.

1) нет отметки об обременении объекта учета, если он на момент проведения инвентаризации находится под арестом, залогом и т.п.;

2) стоимость материальных ценностей не соответствует их реальной рыночной стоимости.

В случае наличия указанных нарушений инвентаризация должна быть признана формальной, данные учета и отчетности, подтверждаемые ею, недостоверными. Все это снижает уровень внутреннего контроля и влечет для организации возникновение налоговых рисков и других неблагоприятных последствий.

 

Т.Ю. Мартыненко,

ведущий аудитор ООО «ИНЭК-Аудит»

версия для печати